Versiunea 1.0 – in vigoare de la 9 noiembrie 2026
Acest document explica ce date personale prelucreaza Bloc Expert, de ce, pe ce temei legal, cat timp le pastram, cui le transmitem si ce drepturi aveti. Se aplica site-ului www.blocexpert.ro, platformei online Bloc Expert (aplicatia pentru administrarea asociatiilor de proprietari si portalul locatarului) si comunicarilor transmise prin platforma.
1. Cine suntem
SC BLOC EXPERT SRL, cu sediul in Bucuresti, Sos. Oltenitei nr. 218, bl. 1, sc. 1, et. 1, ap. 7, Sector 4, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/300/2020, CUI RO18159514.
Contact pentru protectia datelor: info@blocexpert.ro, telefon +40 784 800 400 (luni-vineri, 9:00-17:00).
2. In ce calitate prelucram datele
Bloc Expert are doua roluri distincte, iar regulile difera in functie de rol:
- Operator – pentru datele pe care le prelucram in scopuri proprii: mesajele primite prin site, conturile de acces in platforma, securitatea si jurnalele tehnice, relatia contractuala si facturarea catre asociatiile clienta, platile cu cardul, cererile de suport si imbunatatirea asistentului virtual.
- Persoana imputernicita – pentru evidenta asociatiei de proprietari tinuta in platforma (liste de intretinere, consumuri, solduri, incasari, comunicari catre locatari). Pentru aceste date, operatorul este asociatia de proprietari, care decide ce date se introduc si in ce scop. Noi le prelucram numai la instructiunile ei, in baza acordului de prelucrare anexat la Termenii si conditiile platformei. Daca sunteti locatar sau proprietar si aveti o intrebare despre aceste date, adresati-va in primul rand asociatiei dumneavoastra; noi o vom sprijini sa va raspunda.
3. Datele prelucrate de Bloc Expert ca operator
- Formularul de contact de pe site
Date: nume si prenume, e-mail, telefon, adresa imobilului, localitatea, numarul de unitati locative, serviciile dorite, mesajul
Scop: raspunsul la solicitare, transmiterea unei oferte sau a unui acces demonstrativ
Temei legal (GDPR art. 6): demersuri inaintea incheierii unui contract, la cererea dumneavoastra (lit. b) - Protectia formularului de contact impotriva abuzurilor
Date: nu se colecteaza date in plus; protectia foloseste un camp invizibil, verificat pe serverul site-ului, fara servicii externe
Scop: blocarea mesajelor automate (spam)
Temei legal (GDPR art. 6): interes legitim – securitatea site-ului (lit. f) - Conturile de acces in platforma
Date: nume, nume de utilizator, e-mail, telefon, rolul in asociatie, parola (stocata numai sub forma de hash ireversibil), data ultimei autentificari
Scop: autentificarea si acordarea drepturilor potrivite rolului
Temei legal (GDPR art. 6): executarea contractului cu asociatia (lit. b); pentru utilizatorii desemnati de asociatie – interesul legitim al asociatiei si al nostru de a oferi accesul solicitat (lit. f) - Securitate si jurnale tehnice
Date: adresa IP, actiunile efectuate in cont, data si ora, erorile tehnice, incercarile de autentificare esuate, cererile de resetare a parolei, evidenta accesarii datelor personale
Scop: prevenirea accesului neautorizat, investigarea incidentelor, dovada operatiunilor efectuate
Temei legal (GDPR art. 6): obligatia legala de securitate (lit. c, art. 32 GDPR) si interes legitim (lit. f) - Relatia contractuala si facturarea
Date: datele asociatiei si ale reprezentantilor ei (presedinte, administrator, cenzor): nume, functie, e-mail, telefon; datele de facturare
Scop: incheierea si executarea contractului, emiterea facturilor, evidenta contabila
Temei legal (GDPR art. 6): contract (lit. b) si obligatie legala (lit. c) - Plati cu cardul
Date: nume, prenume, adresa, e-mail, telefon, suma platita, identificatorul si starea tranzactiei
Scop: procesarea platii prin procesatorul autorizat
Temei legal (GDPR art. 6): contract (lit. b) si obligatie legala (lit. c). Datele cardului se introduc direct pe pagina procesatorului; Bloc Expert nu le primeste si nu le stocheaza. - Cereri de suport
Date: datele de contact si continutul solicitarii
Scop: rezolvarea solicitarii
Temei legal (GDPR art. 6): contract (lit. b) sau interes legitim (lit. f) - Imbunatatirea asistentului virtual
Date: intrebarile adresate asistentului si semnalate ca problematice, in forma pseudonimizata (fara nume, CNP, e-mail, telefon, IBAN sau adresa)
Scop: corectarea raspunsurilor gresite
Temei legal (GDPR art. 6): interes legitim (lit. f)
4. Datele prelucrate in numele asociatiilor de proprietari
Ca persoana imputernicita, gazduim si prelucram, la instructiunile asociatiei: numele proprietarilor si locatarilor, numarul apartamentului, numarul de persoane, datele de contact, consumurile si indecsii, cotele de intretinere, soldurile, penalitatile, incasarile si chitantele, subventiile acordate, conturile bancare, mesajele si sesizarile, precum si, cand asociatia il introduce, codul numeric personal (stocat criptat). Temeiul legal si durata de pastrare a acestor date sunt stabilite de asociatie, in principal in baza Legii nr. 196/2018 privind asociatiile de proprietari si a legislatiei contabile.
In numele asociatiei, platforma trimite e-mailuri si SMS-uri (de exemplu, instiintari privind lista de plata, memento-uri inaintea scadentei, confirmari de incasare).
Utilizatorii platformei pot folosi un asistent virtual bazat pe inteligenta artificiala. Inainte de a fi transmise furnizorului tehnologiei, numele, CNP-urile, adresele de e-mail, numerele de telefon, IBAN-urile si adresele sunt inlocuite cu etichete fara semnificatie (pseudonimizare). Asistentul doar ofera informatii si nu efectueaza nicio operatiune in evidenta asociatiei.
5. Cui transmitem datele
Nu vindem date personale. Le transmitem numai furnizorilor care ne ajuta sa oferim serviciul, legati prin contract de obligatii de confidentialitate si securitate:
- Hetzner Online GmbH
Rol: gazduirea serverelor platformei
Locatie: Germania (UE) - Amazon Web Services
Rol: stocarea copiilor de siguranta ale bazei de date
Locatie: Irlanda (UE) - Netopia Payments SA
Rol: procesarea platilor cu cardul
Locatie: Romania (UE) - Netopia – serviciul web2sms
Rol: transmiterea SMS-urilor
Locatie: Romania (UE) - Claus Web SRL
Rol: gazduirea casutelor de e-mail si a site-ului de prezentare
Locatie: Romania (UE) - Anthropic PBC
Rol: tehnologia asistentului virtual (date pseudonimizate)
Locatie: SUA - Functional Software Inc. (Sentry)
Rol: raportarea erorilor tehnice
Locatie: SUA – clauze contractuale standard
De asemenea, transmitem date autoritatilor publice (de exemplu, instante, ANAF, organe de urmarire penala) atunci cand legea ne obliga.
6. Transferuri in afara Uniunii Europene
Cand un furnizor din lista de mai sus prelucreaza date in afara Spatiului Economic European, transferul se face in baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeana sau, dupa caz, a Cadrului UE-SUA privind protectia datelor (Data Privacy Framework). Pentru asistentul virtual, datele transmise sunt in prealabil pseudonimizate. La cerere, va punem la dispozitie informatii despre garantiile aplicabile.
7. Cat timp pastram datele
Pastram datele personale numai atat cat este necesar pentru scopul in care au fost colectate sau cat ne obliga legea. Dupa acest termen le stergem ori le anonimizam ireversibil, prin proceduri periodice. Stabilim durata dupa urmatoarele criterii:
- Mesajele primite prin site si cererile de suport – cat timp este necesar pentru a raspunde si pentru eventuala incheiere a unui contract.
- Conturile de acces – cat timp contul este activ; dupa inchiderea contului sau incetarea contractului, datele se sterg sau se anonimizeaza, cu exceptia celor pe care legea ne obliga sa le pastram.
- Jurnalele de securitate si cele tehnice – cat timp sunt necesare pentru prevenirea si investigarea incidentelor si pentru dovada operatiunilor efectuate, dar nu mai mult decat termenul general de prescriptie.
- Comunicarile transmise prin platforma si conversatiile cu asistentul virtual – cat timp sunt utile asociatiei si utilizatorilor, in limitele stabilite de asociatie.
- Documentele contabile si fiscale (facturi, plati) – termenele impuse de legislatia contabila si fiscala.
- Datele asociatiei, prelucrate ca imputernicit – cat timp dureaza contractul cu asociatia; la incetare, asociatia isi poate exporta datele timp de 30 de zile, dupa care le stergem, cu exceptia copiilor impuse de lege.
- Datele necesare apararii unui drept in justitie – pana la solutionarea definitiva a litigiului sau a cererii.
8. Drepturile dumneavoastra
In conditiile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), aveti dreptul:
- de acces – sa aflati daca va prelucram datele si sa primiti o copie;
- la rectificare – sa corectam datele inexacte sau incomplete;
- la stergere – in cazurile prevazute de lege;
- la restrictionarea prelucrarii;
- la portabilitate – sa primiti datele furnizate de dumneavoastra intr-un format structurat, utilizat in mod curent;
- la opozitie – fata de prelucrarile intemeiate pe interesul legitim;
- de a va retrage consimtamantul, oricand, pentru prelucrarile bazate pe consimtamant, fara a afecta legalitatea prelucrarii anterioare;
- de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata;
- de a depune plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, Bucuresti, www.dataprotection.ro).
Cererile se trimit la info@blocexpert.ro. Raspundem in cel mult o luna de la primire; termenul se poate prelungi cu doua luni pentru cereri complexe, cu informarea dumneavoastra. Putem cere informatii suplimentare pentru a va confirma identitatea. Pentru datele din evidenta asociatiei, transmitem cererea asociatiei, care decide asupra ei.
9. Este obligatoriu sa ne furnizati datele?
Datele cerute pentru crearea contului si pentru executarea contractului sunt necesare: fara ele nu va putem oferi acces la platforma. Datele din formularul de contact sunt necesare pentru a va putea raspunde.
10. Decizii automate
Nu luam decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata care sa produca efecte juridice asupra dumneavoastra si nu cream profiluri. Platforma calculeaza automat sume (de exemplu, cote de intretinere si penalitati de intarziere) numai dupa regulile stabilite de asociatia de proprietari, care ramane responsabila de aplicarea lor.
11. Securitatea datelor
Aplicam masuri tehnice si organizatorice adecvate, printre care: conexiuni criptate (HTTPS), parole stocate numai sub forma de hash, criptarea codului numeric personal, drepturi de acces diferentiate pe roluri, expirarea automata a sesiunilor inactive, jurnalizarea accesului la datele personale, pseudonimizarea datelor transmise asistentului virtual si copii de siguranta periodice.
12. Modificarea politicii
Putem actualiza aceasta politica atunci cand se schimba serviciile, furnizorii sau legislatia. Versiunea in vigoare si data ei sunt afisate in partea de sus a paginii. Despre modificarile importante va informam prin platforma sau prin e-mail.
